Xưởng Mộc Năng Suất: Khi Nào Nên Dọn Dẹp, Khi Nào Nên Cầm Cưa?

Tôi sống trong hai thế giới.

Một là thế giới của mã lệnh, của những kiến trúc hệ thống phức tạp với vai trò là một Software Manager và Solution Architect. Một là thế giới của gỗ, của mùi sơn và tiếng cưa máy trong xưởng mộc, nơi tôi theo đuổi đam mê và sở thích (hobby) của mình. Hai thế giới ấy, một ảo một thực, một chuyên môn một đam mê, tưởng chừng khác biệt nhưng lại dạy cho tôi cùng một bài học cốt lõi về năng suất.

Tại xưởng mộc, mỗi lần bắt tay vào làm một món đồ là một lần tôi đối mặt với sự hỗn loạn có chủ đích. Bụi gỗ, dụng cụ, phôi gỗ nằm ngổn ngang. Nhưng có một quy tắc bất thành văn: những gì cản trở lối đi, gây nguy hiểm cho bước di chuyển tiếp theo, phải được dọn ngay lập tức. Một sợi dây điện vắt ngang sàn, một mảnh gỗ sắc nhọn... chúng là ưu tiên dọn dẹp. Tuy nhiên, tôi sẽ không dừng việc cắt gọt lại chỉ để quét sạch toàn bộ lớp bụi mịn trên sàn. Việc "tổng vệ sinh" đó là một cam kết nghiêm túc, nhưng nó được dành cho cuối ngày.

Công việc IT của tôi cũng giống hệt như vậy. "Xưởng mộc" của tôi là Atlassian Jira, là những sơ đồ kiến trúc, là những dòng code. Và mỗi ngày, tôi cũng đứng trước lựa chọn cơ bản: bắt tay vào "cắt gọt", hay bắt đầu "dọn dẹp"?

Rất nhiều người trong chúng ta chọn "dọn dẹp". Họ dành hàng giờ để tinh chỉnh một workflow trong Jira, phân loại lại các label, hay thiết kế lại một dashboard cho "hoàn hảo". Trông họ cực kỳ bận rộn, nhưng liệu đó là việc "dọn dây điện vướng lối đi", hay là việc "lau lớp bụi mịn" để trì hoãn việc phải cầm cưa lên?

Cái Bẫy Của Sự Hoàn Hảo Giả Tạo

Sự hấp dẫn của việc "dọn dẹp" hệ thống là không thể chối cãi. Việc sắp xếp chúng mang lại một liều dopamine tức thì, một cảm giác tiến triển. Đây chính là "cái bẫy năng suất": chúng ta say sưa với việc quản lý công việc, thay vì thực sự làm công việc. Chúng ta đang dành quá nhiều thời gian để mài sắc chiếc rìu, đến nỗi không còn thời gian để đốn cây.

Trong xưởng mộc, nếu tôi cứ mãi lau chùi, cuối ngày tôi sẽ có một cái xưởng sạch bong, nhưng không có một món đồ nội thất nào thành hình. Tương tự, nếu chúng ta chỉ tập trung vào việc làm cho bảng Jira trông thật "ngăn nắp", chúng ta có thể kết thúc một sprint với một dashboard hoàn hảo, nhưng lại không có một tính năng giá trị nào được chuyển giao.

Góc Nhìn Cân Bằng: Hệ Thống Không Phải Kẻ Thù

Tất nhiên, góc nhìn phiến diện rằng các công cụ như Jira là vô dụng sẽ là một sai lầm. Đối với một Project Manager, việc chăm sóc cho bảng Jira, đảm bảo các task được cập nhật, chính là công việc cốt lõi của họ. Đối với một đội nhóm lớn, một hệ thống được tổ chức tốt là xương sống cho sự phối hợp.

Vấn đề không nằm ở bản thân hành động "dọn dẹp", mà nằm ở ý định, vai trò và thời lượng của nó. Cái bẫy chỉ xuất hiện khi một cá nhân, người có trách nhiệm chính là "cầm cưa" để tạo ra sản phẩm, lại dành quá nhiều thời gian để "lau chùi xưởng mộc".

Góc Nhìn Của Một Software Manager & Solution Architect: Đâu Là "Dây Điện Vướng Lối Đi" Của Tôi?

Ở đây, vai trò của tôi khác với một Project Manager. Nếu PM tập trung vào "ai làm gì, khi nào xong", thì một Software Manager (SM) hay Solution Architect (SA) lại hướng về "làm thế nào cho đúng" và "bức tranh lớn trông ra sao".

Công việc "cầm cưa" thực sự của tôi là:

• Với vai trò SA: Định hình bộ khung kiến trúc cho sản phẩm. Đưa ra các quyết định kỹ thuật nền tảng để hệ thống có thể mở rộng và bền vững. Đây là việc "thiết kế bản vẽ" và "cắt những thanh gỗ chịu lực chính" cho cả ngôi nhà.
• Với vai trò SM: Tháo gỡ các chướng ngại vật (blockers) cho đội ngũ. Khai thông các luồng giao tiếp bị tắc nghẽn. Đảm bảo chất lượng kỹ thuật và định hướng cho các kỹ sư. Đây là việc "đảm bảo mọi người có đủ dụng cụ tốt và biết cách dùng an toàn".

Vậy, đâu là "việc dọn dẹp" không cần thiết của tôi? Đó là khi tôi sa đà vào việc sắp xếp lại từng task nhỏ trong sprint của một thành viên, hay tham gia một cuộc họp không liên quan trực tiếp đến kiến trúc hoặc con người, hay dành hàng giờ vẽ một sơ đồ hoàn hảo đến từng pixel trong khi quyết định cốt lõi vẫn chưa được đưa ra.

Ngược lại, "dây điện vướng lối đi" mà tôi bắt buộc phải ưu tiên dọn dẹp là:

• Một món "nợ kỹ thuật" (technical debt) nghiêm trọng đang làm chậm cả đội.
• Một quyết định kiến trúc mơ hồ đang khiến các kỹ sư bối rối không biết đi đường nào.
• Một xung đột ngầm hoặc sự hiểu lầm giữa hai thành viên đang ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Ưu tiên của tôi không phải là quản lý task, mà là tháo gỡ các nút thắt – dù đó là nút thắt về kỹ thuật, kiến trúc hay con người.

Câu Hỏi Quyết Định

Cuối cùng, dù bạn là kỹ sư, quản lý, hay một người làm sáng tạo, năng suất đích thực không phải là một cuộc chiến chống lại công cụ. Nó là một cuộc đối thoại liên tục với chính mình.

Mục tiêu của tôi không phải là một xưởng mộc luôn sạch bóng hay một bảng Jira hoàn hảo, mà là những món đồ nội thất chất lượng và những sản phẩm phần mềm vững chắc được ra đời.

Lần tới, khi bạn mở công cụ quản lý của mình và cảm thấy thôi thúc phải "dọn dẹp", hãy dừng lại một giây và tự hỏi mình câu hỏi từ xưởng mộc của tôi:

"Hành động này của tôi là để 'dọn dây điện đang vướng lối đi' nhằm giúp cho công việc chính được trôi chảy, hay chỉ đơn giản là để 'trì hoãn việc phải cầm cưa lên'?"

Câu trả lời trung thực cho câu hỏi đó, chứ không phải bất kỳ công cụ hay phương pháp nào, mới chính là chiếc la bàn tin cậy nhất dẫn lối cho một ngày làm việc hiệu quả và ý nghĩa.